Le suivi du prêt de matériel, sans carnet ni tableur
Fluxalyo est un logiciel de gestion de stock avec un module Prêts dédié : chaque emprunt enregistre qui a quoi, depuis quand, et relance automatiquement en cas de retard. Emprunteur, date de retour, état constaté : tout au même endroit, pour toute structure qui prête du matériel.
Ce que Fluxalyo change concrètement
Fluxalyo est d'abord un outil de suivi de stock en temps réel et de commandes fournisseurs, avec un module Prêts en plus, activable en un clic. Rien de ce qui suit n'est une fatalité : c'est exactement ce que le module Prêts est construit pour éviter.
Un objet prêté, jamais sûr de le revoir
Sans trace claire de qui l'a emprunté, difficile de savoir ce qui est sorti, pour combien de temps, et si c'est revenu.
Chaque prêt, avec emprunteur et date de retour
Un prêt s'enregistre en quelques secondes, avec le nom de l'emprunteur et la date de retour attendue.
Impossible de savoir en un coup d'œil ce qui est disponible
Avant de proposer un prêt, il faut chercher : sur un carnet, dans sa mémoire, ou en demandant autour de soi.
Disponibilité visible en temps réel
Chaque fiche produit montre si l'objet est actuellement prêté ou disponible, à jour à chaque mouvement.
Un objet qui revient abîmé, sans savoir depuis quand
Sans état constaté au retour, impossible de savoir si le dégât vient de ce prêt-là ou d'un précédent.
État constaté à l'aller et au retour
Une photo et une note d'état peuvent être associées au départ et au retour du matériel, plus de doute sur qui a causé quoi.
Les retards de retour, jamais relancés
Sans rappel automatique, un emprunteur en retard reste en retard jusqu'à ce que quelqu'un s'en aperçoive par hasard.
Relance automatique en cas de retard
Une notification part toute seule dès qu'un prêt dépasse la date de retour prévue, sans y penser soi-même.
Un prêt à une entreprise, sans savoir qui en répond
Quand le matériel part chez une société, le nom de la personne qui l'a pris et celui de l'entreprise se perdent dans le même champ de texte.
Emprunteur, entreprise, ou les deux
Un prêt peut être fait à une personne, à une entreprise ou aux deux, avec des listes réutilisables et une fiche par emprunteur qui montre tous ses prêts, en cours ou rendus, avec export en fichier CSV.
Du matériel promis pour plus tard, mais rien de réservé
Quand on promet un objet pour la semaine prochaine, rien n'empêche de le prêter à quelqu'un d'autre entre temps.
Des réservations à l'avance
Une date de début à venir crée une réservation : les conflits de dates sont signalés, et la réservation devient un prêt au moment de la remise du matériel.
Plusieurs objets prêtés, autant de lignes à suivre
Un prêt de plusieurs objets se transforme en plusieurs lignes dispersées, et un objet identique à un autre ne se distingue plus.
Plusieurs objets dans un même prêt
Un prêt peut regrouper plusieurs produits d'un coup, et chaque objet peut avoir son propre numéro quand il compte, par exemple trois caméras identiques.
Aucune preuve de ce qui a été remis
Sans contrat signé, difficile de rappeler à un emprunteur ce qu'il a reçu et ce qu'il s'est engagé à faire.
Des contrats de prêt signés à l'écran
Un contrat pour la personne, un autre pour l'entreprise, avec votre texte et la mise en page de vos documents. Signature à l'écran ou version papier jointe, et PDF conservé avec le prêt.
Concrètement, pour votre structure
Le prêt de matériel concerne des structures très différentes : voici comment Fluxalyo s'adapte à chacune.
Quelques exemples concrets
Fablab / atelier partagé
Outils et machines prêtés aux adhérents, avec un historique clair de qui a emprunté quoi et quand.
Médiathèque / ludothèque
Livres, jeux, objets insolites prêtés au public, avec relance automatique en cas de retard de retour.
Association sportive / club
Maillots ou équipements prêtés aux licenciés, avec suivi de qui a quoi en ce moment.
École / université
Matériel pédagogique (ordinateurs portables, instruments) prêté aux élèves, avec état constaté au retour.
Parc informatique / matériel interne d'entreprise
Ordinateurs, badges ou véhicules de service prêtés aux collaborateurs, avec un historique complet par personne.
Et plus largement, toute structure qui prête ou loue du matériel et veut savoir qui l'a, où il est, et dans quel état.
Questions fréquentes
?Comment prêter du matériel à une entreprise et pas seulement à une personne ?
+
Un prêt peut être enregistré au nom d'une personne, d'une entreprise ou des deux. Chacune a sa fiche dans vos listes, avec tous ses prêts et un export.
?Comment prêter plusieurs objets en une seule fois ?
+
Vous ajoutez plusieurs produits au même prêt. Ils partagent le même emprunteur et la même date de retour, et un seul contrat peut les couvrir.
?Comment suivre chaque objet quand plusieurs sont identiques ?
+
Pour les produits où chaque exemplaire compte, vous activez le suivi par exemplaire : chaque objet reçoit son numéro et son état, et on sait précisément lequel est prêté.
?Comment faire signer un contrat de prêt de matériel ?
+
Vous rédigez votre modèle de contrat, une fois pour les personnes et une fois pour les entreprises. Au moment du prêt, l'emprunteur signe à l'écran, ou vous joignez la version papier signée. Le PDF reste rattaché au prêt.
?Comment réserver du matériel à l'avance ?
+
En choisissant une date de début future lors du prêt, vous créez une réservation. Si deux dates se chevauchent, Fluxalyo le signale, et la réservation devient un prêt quand le matériel est remis.
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