Suivre chaque objet quand plusieurs sont identiques
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Dans un registre, trois caméras identiques deviennent souvent une seule ligne : « caméra, quantité 3 ». Tant que tout va bien, cela suffit. Dès qu'un objectif est rayé ou qu'une caméra part en réparation, plus personne ne sait laquelle est concernée. Voici comment suivre chaque exemplaire, et quand cela vaut la peine.
Pourquoi une quantité ne suffit plus
Une ligne avec une quantité dit combien d'objets existent, pas lequel est sorti, ni dans quel état est chacun. Quand un objet revient abîmé, impossible de savoir s'il s'agit de l'exemplaire prêté à cette personne ou d'un autre, et le même objet est prêté encore et encore sans que sa panne soit rattachée à quoi que ce soit.
Un numéro et une étiquette par exemplaire
La première étape est de donner à chaque objet son identité : un numéro, et une étiquette à coller dessus. Dans Fluxalyo, il suffit d'activer l'option Suivre chaque exemplaire sur le produit. Chaque exemplaire reçoit alors son numéro, son étiquette à imprimer, son état et son historique.
Un scan de l'étiquette identifie directement l'exemplaire, sans le chercher dans une liste.
Choisir lequel on prête
Au moment du prêt, Fluxalyo demande Lequel ? et montre les exemplaires disponibles, ceux qui sont déjà prêtés et à qui, et ceux qui sont réservés à partir d'une certaine date. On ne prête plus un objet au hasard, et deux personnes ne peuvent plus se retrouver avec la même réservation.
Un état qui suit l'objet, pas la ligne
Chaque exemplaire a son propre état : Bon, À vérifier, Endommagé ou Hors service. Un exemplaire hors service ne peut pas être prêté. À chaque retour, l'état constaté est rattaché à l'exemplaire et au prêt précis, avec une photo si besoin. On sait donc quelle caméra pose problème, et depuis quel prêt.
Quand activer le suivi, et quand s'en passer
Le suivi par exemplaire vaut la peine pour le matériel qui a de la valeur, qui s'abîme ou dont chaque pièce compte : caméras, ordinateurs portables, outils, instruments. Il est inutile pour les consommables ou le petit matériel interchangeable. On peut l'activer produit par produit, à condition qu'aucun prêt ni aucune réservation ne soit en cours sur ce produit.
Questions fréquentes
?Quand activer le suivi par exemplaire ?
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Pour le matériel de valeur ou fragile, dont chaque pièce a une histoire : caméras, ordinateurs, outils, instruments. Pour des consommables ou des objets interchangeables, une simple quantité suffit.
?Comment étiqueter chaque exemplaire ?
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Une fois le suivi activé, Fluxalyo génère une étiquette par exemplaire, que vous imprimez et collez sur l'objet. Un scan suffit ensuite à l'identifier.
?Que devient un exemplaire marqué hors service ?
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Il reste enregistré avec son historique mais ne peut plus être prêté.
Voir le module Prêts de Fluxalyo →