La gestion des clés, sans cahier ni tableur
Fluxalyo propose un module de gestion des clés, en plus du stock, des commandes fournisseurs et du prêt de matériel, et il peut s'utiliser seul. Chaque trousseau a son étiquette à scanner, chaque prêt et chaque retour s'enregistre en quelques secondes, et le contrat de remise se signe à l'écran. Vous savez à tout moment qui a quelles clés, depuis quand et dans quel état, qu'elles soient confiées à des personnes ou à des entreprises.
Ce que Fluxalyo change concrètement
Le module Clés s'active en un clic dans les réglages, séparément du reste, et il est compris dans l'abonnement. Une structure peut l'utiliser seul, sans gestion de stock. Voici ce qu'il apporte, du prêt jusqu'au contrat.
Impossible de savoir qui a quelle clé
Sur un cahier, une feuille volante ou dans la mémoire de quelqu'un, la réponse dépend de la personne présente ce jour là.
Un guichet pour prêter et rendre
Deux gros boutons, Prêter des clés et Rendre des clés. Sur un téléphone ou une tablette, la caméra s'ouvre aussitôt pour scanner l'étiquette du trousseau. Sur ordinateur, on le retrouve en tapant son nom ou son numéro.
Une clé qui ne revient jamais
Sans date de retour ni relance, un trousseau oublié reste dehors pendant des semaines, parfois jusqu'au changement de serrure.
Les retards ne passent plus inaperçus
Chaque prêt a une date de retour prévue. Les prêts en cours et en retard se voient d'un coup d'œil sur le guichet, et vous pouvez activer une alerte qui prévient les personnes de votre choix, par email et par notification, quand un trousseau n'est pas rendu à temps.
Un trousseau qui revient incomplet
Il manque une clé du lot, mais personne ne sait si elle manquait déjà au départ, ni depuis quand.
Chaque trousseau avec ses clés précises
Un trousseau regroupe ses clés, avec photo et étiquette à imprimer. Au départ comme au retour, on coche ce qui est présent, et l'écart se voit tout de suite, avec l'historique de qui a fait quoi.
Aucune preuve de remise
Sans contrat signé, difficile de rappeler à quelqu'un qu'il a reçu des clés et ce qu'il s'est engagé à en faire.
Un contrat de remise signé à l'écran
Un contrat pour une personne, un autre pour une entreprise, avec votre texte et la mise en page de vos documents. Il se signe à l'écran, ou on joint la version papier signée, et le PDF reste rattaché au prêt. Si le prêt est modifié après la signature, Fluxalyo le signale.
Des clés perdues ou abîmées, sans suite
Une clé perdue se découvre au dernier moment, et personne ne sait qui s'en occupe ni d'où vient le problème.
Une liste À traiter et des inventaires de contrôle
Les clés perdues, abîmées ou manquantes arrivent dans une liste À traiter, avec l'origine du problème (retour, départ ou inventaire) et un bouton quand elles sont retrouvées ou remises en état. L'inventaire de contrôle se fait en scannant les trousseaux un par un.
Des coordonnées éparpillées
Les noms, téléphones et adresses des personnes et des sociétés à qui l'on confie des clés sont notés dans dix endroits différents.
La mémoire de chaque emprunteur
Vos sites, rangements, personnes et entreprises sont dans des listes réutilisables. La fiche d'un emprunteur montre tous ses prêts, en cours ou rendus, et s'exporte en fichier CSV pour votre suivi.
Concrètement, pour votre structure
Dès qu'on confie des clés à d'autres, on veut toujours savoir qui les a et si elles sont bien revenues. Voici comment Fluxalyo s'adapte à chaque situation.
Quelques exemples concrets
Mairie et équipements publics
Les clés de la salle des fêtes, du gymnase et des locaux techniques sont prêtées aux associations et aux agents, avec contrat signé et alerte si elles ne reviennent pas.
Entreprise de nettoyage
Un agent part avec les clés de plusieurs sites, et le responsable voit en un coup d'œil qui les a et ce qui reste à rendre.
Club sportif ou camping
Les clés des vestiaires, des locaux ou des hébergements passent de main en main, sans cahier qui se perd.
Syndic, bailleur ou agence
Les clés confiées aux artisans, aux locataires ou aux visiteurs sont suivies avec une preuve de remise signée.
Entreprise avec flotte ou plusieurs sites
Les clés de véhicules et de bâtiments sont rangées, prêtées et retrouvées sans appel en cascade.
Et plus largement, toute structure qui prête des clés et veut savoir qui les a, où elles sont et dans quel état.
Questions fréquentes
?Comment suivre les clés prêtées dans une mairie ou une association ?
+
Chaque trousseau reçoit une étiquette à scanner. À chaque prêt, Fluxalyo enregistre qui l'emporte, la date de retour prévue et ce qui est coché dans le trousseau. À chaque retour, on scanne de nouveau et l'écart éventuel apparaît tout de suite.
?Comment faire signer un contrat de remise de clés ?
+
Vous rédigez votre modèle de contrat, une fois pour les personnes et une fois pour les entreprises. Au moment du prêt, la personne signe à l'écran, ou vous joignez la version papier signée. Le PDF est conservé avec le prêt.
?Que faire si un trousseau n'est pas rendu à temps ?
+
Le trousseau apparaît en retard sur le guichet. Si vous avez activé l'alerte de retard dans les réglages, les personnes que vous avez choisies sont prévenues par email et par notification.
?Quel matériel est nécessaire pour gérer ses clés avec Fluxalyo ?
+
Aucun matériel particulier. Fluxalyo est un logiciel en ligne : il suffit d'étiquettes à imprimer et d'un téléphone, d'une tablette ou d'un ordinateur. Il s'utilise aussi avec une armoire ou un tableau de clés que vous possédez déjà.
?Combien coûte le module Clés ?
+
Il est compris dans l'abonnement, sans option payante en plus. L'abonnement dépend uniquement du nombre de gestionnaires.
?Comment utiliser seulement les clés, sans la gestion de stock ?
+
Chaque module s'active séparément dans les réglages : une structure peut n'activer que les clés, et son espace ne montre alors rien du stock.
Prêt à savoir où sont vos clés ?
Sans période d'essai gratuite, mais sans engagement non plus.