L'alternative au cahier et au tableur pour suivre vos clés
Fluxalyo remplace le cahier de suivi des clés et le tableur par un suivi partagé : chaque trousseau est scanné, chaque prêt est daté, chaque retard est signalé. Un cahier ne dit pas qui a les clés quand la personne qui l'a rempli est absente. Voici ce que Fluxalyo change concrètement.
Ce que Fluxalyo fait à la place
Le même besoin qu'un cahier (noter qui a quoi et quand) mais avec un scan à la place de l'écriture, et un logiciel qui surveille pour vous.
Il faut penser à écrire, à chaque fois
Une sortie non notée et le cahier ment, sans que personne ne s'en aperçoive avant le jour où il faut retrouver une clé.
Un scan à la place de l'écriture
On scanne l'étiquette du trousseau avec le téléphone, on choisit l'emprunteur, c'est enregistré. Le retour se fait de la même façon, en quelques secondes.
Aucun rappel quand une clé tarde
Un cahier ne prévient jamais qu'un trousseau aurait dû revenir hier. Il faut le relire, ligne par ligne, et y penser.
Les retards sont signalés pour vous
Les prêts en retard apparaissent sur le guichet, et une alerte peut prévenir les personnes de votre choix par email et par notification.
Impossible de partager au même moment
Le cahier reste sur un bureau, le tableur existe en plusieurs copies. Chacun voit une version différente de qui a quoi.
Une seule version, pour toute l'équipe
Tous les comptes voient le même état, en direct, depuis un téléphone, une tablette ou un ordinateur, avec des droits que vous réglez compte par compte.
Pas de preuve, pas de mémoire
Une signature griffonnée à côté d'un nom ne dit ni quelles clés étaient dans le trousseau, ni dans quel état elles sont revenues.
Un contrat signé et un historique complet
Le contrat de remise se signe à l'écran, le trousseau est coché au départ et au retour, et chaque action est enregistrée avec son auteur et sa date.
Fluxalyo face au cahier et au tableur, fonction par fonction
| Cahier / tableur | Fluxalyo | |
|---|---|---|
| Prêt et retour par scan d'une étiquette | ✕ | ✓ |
| Alerte automatique en cas de retard | ✕ | ✓ |
| Même information pour toute l'équipe, en direct | △ | ✓ |
| Contrat de remise signé à l'écran | ✕ | ✓ |
| Composition du trousseau vérifiée au départ et au retour | ✕ | ✓ |
| Historique de chaque action avec son auteur | △ | ✓ |
| Fiche de chaque emprunteur avec tous ses prêts | △ | ✓ |
| Utilisable sur téléphone sans rien installer | △ | ✓ |
Questions fréquentes
?Pourquoi un cahier de suivi des clés ne suffit plus ?
+
Un cahier dépend de la mémoire de celui qui l'écrit : une sortie oubliée suffit à le rendre faux. Dès que plusieurs personnes prêtent des clés, ou que le parc grandit, personne ne peut plus dire avec certitude qui a quoi.
?Comment passer d'un tableur à Fluxalyo pour ses clés ?
+
Vous créez vos trousseaux dans Fluxalyo, vous imprimez leurs étiquettes, puis vous prêtez et vous rendez en scannant. Le tableur ne sert plus qu'à consulter l'ancien historique.
?Comment étiqueter ses trousseaux ?
+
Fluxalyo génère pour chaque trousseau une étiquette avec un code QR, d'un format adapté aux trousseaux, que vous imprimez et fixez. Le scan se fait avec la caméra d'un téléphone ou d'une tablette.
?Comment commencer avec seulement quelques trousseaux ?
+
Inutile de tout saisir avant de commencer. Créez d'abord les trousseaux que vous prêtez le plus souvent, puis ajoutez les autres au fil de l'eau.
Prêt à ranger le cahier ?
Sans période d'essai gratuite, mais sans engagement non plus.