Entreprise de nettoyage : suivre les clés de ses sites clients
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Pour une entreprise de nettoyage, une clé perdue n'est pas seulement un trousseau à refaire : c'est la confiance d'un client en jeu. Les clés arrivent de l'extérieur, se répartissent entre plusieurs agents, et reviennent au dépôt selon des tournées qui changent. Un cahier ne suit pas ce rythme. Voici une organisation qui tient quand le nombre de sites grandit.
Un trousseau par site client, rattaché à son site
Créez un trousseau pour chaque site, avec les clés qui le composent : entrée, local technique, alarme, boîte aux lettres. Rattachez ce trousseau au site du client, pour retrouver d'un coup tous les trousseaux d'un même client.
Dans Fluxalyo, chaque trousseau a sa photo, la liste de ses clés et son étiquette à imprimer, et les sites se gèrent dans une liste réutilisable.
Savoir quel agent a quelles clés ce matin
Au départ de la tournée, le responsable scanne les trousseaux remis à l'agent. À la fin de la journée, l'agent les rend, et le retour est enregistré en quelques secondes. À tout moment, la fiche d'un agent montre ce qu'il a en main.
Vos agents n'ont pas besoin d'un compte : ce sont des fiches dans une liste de personnes, avec leurs coordonnées. Seuls ceux qui prêtent et rendent les clés ont un compte.
Prouver chaque remise à l'agent
Une clé confiée à un agent, c'est une responsabilité. Un contrat de remise précise ce qui lui est confié et ce qu'il s'engage à faire, et il se signe à l'écran au moment du prêt, ou en joignant la version papier signée. Le PDF reste rattaché au prêt, avec la mise en page de votre entreprise.
Repérer tout de suite ce qui ne revient pas
Une tournée qui s'étire, un agent en arrêt, une clé oubliée chez un client : chaque prêt a une date de retour, et les prêts en retard apparaissent sur le guichet. Une alerte peut prévenir les personnes de votre choix, par email et par notification.
Au retour, on coche ce qui est présent dans le trousseau. Une clé manquante arrive dans une liste À traiter, avec l'origine du problème, pour décider vite : la retrouver ou prévenir le client.
Faire le point sur le dépôt, trousseau par trousseau
Une fois par mois, ou après une période chargée, un inventaire de contrôle permet de scanner les trousseaux du dépôt un par un et de voir ce qui est là et ce qui manque. L'historique garde le nom de chaque auteur et chaque date, utile en cas de litige avec un client.
Questions fréquentes
?Comment suivre les clés des sites clients d'une entreprise de nettoyage ?
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On crée un trousseau par site, rattaché au site du client, avec ses clés et une étiquette à scanner. À chaque départ de tournée, on scanne les trousseaux remis à l'agent, et on les scanne de nouveau au retour. La fiche de chaque agent montre ce qu'il a en main.
?Un agent de nettoyage doit avoir un compte pour emprunter des clés ?
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Non. Les agents sont de simples fiches dans une liste de personnes. Seuls les membres de l'équipe qui prêtent et rendent les clés ont un compte, avec les droits que vous leur donnez.
?Que faire quand un agent ne rend pas un trousseau ?
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Le prêt apparaît en retard sur le guichet et une alerte peut prévenir les personnes que vous avez choisies. Le contrat signé et l'historique du prêt rappellent ce qui a été confié et à quelle date.
Voir Fluxalyo, le logiciel de gestion des clés →