La gestión de llaves, sin cuaderno ni hoja de cálculo
Fluxalyo ofrece un módulo de gestión de llaves, además del stock, los pedidos a proveedores y el préstamo de material, y puede usarse por separado. Cada llavero tiene su etiqueta para escanear, cada préstamo y cada devolución se registra en unos segundos, y el contrato de entrega se firma en pantalla. Sabes en todo momento quién tiene qué llaves, desde cuándo y en qué estado, ya las entregues a personas o a empresas.
Lo que Fluxalyo cambia en la práctica
El módulo Llaves se activa con un clic en los ajustes, por separado del resto, y está incluido en la suscripción. Una estructura puede usarlo sola, sin gestión de stock. Esto es lo que aporta, desde el préstamo hasta el contrato.
Imposible saber quién tiene cada llave
En un cuaderno, una hoja suelta o en la memoria de alguien, la respuesta depende de quién esté ese día.
Una ventanilla para prestar y devolver
Dos botones grandes, Prestar llaves y Devolver llaves. En un teléfono o una tableta, la cámara se abre enseguida para escanear la etiqueta del llavero. En un ordenador, se encuentra escribiendo su nombre o su número.
Una llave que nunca vuelve
Sin fecha de devolución ni recordatorio, un llavero olvidado se queda fuera semanas, a veces hasta que se cambia la cerradura.
Los retrasos ya no pasan desapercibidos
Cada préstamo tiene una fecha de devolución prevista. Los préstamos en curso y con retraso se ven de un vistazo en la ventanilla, y puedes activar una alerta que avise a las personas que elijas, por email y por notificación, cuando un llavero no se devuelve a tiempo.
Un llavero que vuelve incompleto
Falta una llave del juego, pero nadie sabe si ya faltaba a la salida ni desde cuándo.
Cada llavero con sus llaves exactas
Un llavero agrupa sus llaves, con foto y etiqueta para imprimir. A la salida y a la devolución se marca lo que está presente, y la diferencia se ve al instante, con el historial de quién hizo qué.
Ninguna prueba de entrega
Sin un contrato firmado, es difícil recordarle a alguien que recibió llaves y lo que se comprometió a hacer con ellas.
Un contrato de entrega firmado en pantalla
Un contrato para una persona, otro para una empresa, con tu propio texto y el diseño de tus documentos. Se firma en pantalla, o se adjunta la versión en papel firmada, y el PDF queda ligado al préstamo. Si el préstamo se modifica después de la firma, Fluxalyo lo señala.
Llaves perdidas o dañadas, sin seguimiento
Una llave perdida se descubre en el último momento, y nadie sabe quién se ocupa ni de dónde viene el problema.
Una lista Por tratar e inventarios de control
Las llaves perdidas, dañadas o ausentes llegan a una lista Por tratar, con el origen del problema (devolución, salida o inventario) y un botón cuando se encuentran o se reparan. El inventario de control se hace escaneando los llaveros uno por uno.
Datos de contacto dispersos
Los nombres, teléfonos y direcciones de las personas y empresas a las que confías llaves están anotados en diez sitios distintos.
La memoria de cada prestatario
Tus sitios, lugares de almacenamiento, personas y empresas están en listas reutilizables. La ficha de un prestatario muestra todos sus préstamos, en curso o devueltos, y se exporta en un archivo CSV para tu seguimiento.
En la práctica, para tu estructura
En cuanto se entregan llaves a otros, la pregunta es la misma: ¿quién las tiene y han vuelto? Así se adapta Fluxalyo a cada situación.
Algunos ejemplos concretos
Ayuntamiento e instalaciones públicas
Las llaves del salón de actos, del polideportivo y de los locales técnicos se prestan a asociaciones y empleados, con contrato firmado y alerta si no vuelven.
Empresa de limpieza
Un empleado sale con las llaves de varios centros, y el responsable ve de un vistazo quién las tiene y qué falta por devolver.
Club deportivo o camping
Las llaves de los vestuarios, de los locales o de los alojamientos pasan de mano en mano, sin cuaderno que se pierda.
Administrador, propietario o inmobiliaria
Las llaves entregadas a artesanos, inquilinos o visitantes se siguen con una prueba de entrega firmada.
Empresa con flota o varias sedes
Las llaves de vehículos y de edificios se guardan, se prestan y se encuentran sin una cadena de llamadas.
Y en general, cualquier estructura que preste llaves y quiera saber quién las tiene, dónde están y en qué estado.
Preguntas frecuentes
?¿Cómo controlar las llaves prestadas en un ayuntamiento o una asociación?
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Cada llavero recibe una etiqueta para escanear. En cada préstamo, Fluxalyo registra quién se lo lleva, la fecha de devolución prevista y lo que está marcado en el llavero. En cada devolución se escanea de nuevo y cualquier diferencia aparece al instante.
?¿Cómo hacer firmar un contrato de entrega de llaves?
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Redactas tu modelo de contrato, una vez para personas y otra para empresas. Al prestar las llaves, la persona firma en pantalla, o adjuntas la versión en papel firmada. El PDF se conserva con el préstamo.
?¿Qué hacer si un llavero no se devuelve a tiempo?
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El llavero aparece con retraso en la ventanilla. Si has activado la alerta de retraso en los ajustes, las personas que elegiste reciben un aviso por email y por notificación.
?¿Qué material hace falta para gestionar las llaves con Fluxalyo?
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Ningún material especial. Fluxalyo es un software en línea: basta con etiquetas para imprimir y un teléfono, una tableta o un ordenador. También se usa junto a un armario o un tablero de llaves que ya tengas.
?¿Cuánto cuesta el módulo Llaves?
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Está incluido en la suscripción, sin opción de pago adicional. La suscripción depende únicamente del número de gestores.
?¿Cómo usar solo las llaves, sin la gestión de stock?
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Cada módulo se activa por separado en los ajustes: una estructura puede activar solo las llaves, y su espacio no muestra nada del stock.
¿Listo para saber dónde están tus llaves?
Sin periodo de prueba gratuito, pero tampoco sin compromiso.