Pedidos a proveedores: del borrador a la recepción, qué hay que registrar
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Un pedido a proveedor pasa por varias etapas bien distintas (borrador, enviado, recibido) y cada una merece registrarse por separado. "He enviado el pedido" no dice nada sobre lo que el proveedor confirmó, ni sobre lo que realmente se entregó.
Por qué tres estados, no uno solo
Un borrador no compromete a nada: se puede modificar libremente antes de enviarlo. Un pedido enviado es un compromiso, pero sigue siendo teórico hasta que la mercancía llega de verdad. Confundirlo con un pedido recibido es el error más común: hace creer que el stock está disponible cuando todavía no lo está.
Esa zona gris tiene un coste real: un equipo que se fía de un pedido "enviado" para prometer una entrega, un plato en la carta o un servicio, sin saber si el proveedor lo confirmó realmente, corre el riesgo de tener que cancelar en el último momento. Separar claramente los tres estados (borrador, enviado, recibido) da una respuesta fiable a una pregunta simple: ¿se puede contar con ese stock, sí o no?
La verdadera trampa: la recepción parcial
Un pedido de 50 unidades que llega en 30 no es ni "recibido" ni "pendiente" en sentido estricto: es un estado propio que merece ser claramente visible, si no las 20 unidades que faltan se pierden silenciosamente entre dos estados. Un buen seguimiento distingue la recepción completa de la parcial, y guarda constancia de lo que sigue pendiente.
En la práctica, la recepción parcial es casi la norma más que la excepción: un proveedor sin stock de una referencia, una caja que falta en la entrega, una cantidad ajustada sin avisar. Sin un seguimiento explícito de lo pendiente, la única forma de saber qué falta es reabrir el email del pedido original y volver a contar a mano, para cada pedido, cada vez.
Lo que debe pasar automáticamente al recibir
En cuanto un pedido se marca como recibido, el stock debe actualizarse solo: sin volver a introducir manualmente las cantidades recibidas en una ficha de producto aparte, que es justo la fuente más común de desfase entre el stock teórico y el real.
Esa actualización automática también debe respetar la recepción parcial: solo las cantidades realmente recibidas entran en el stock, y el pedido sigue abierto para el resto. Fluxalyo además bloquea recibir dos veces el mismo pedido: una protección simple, pero que evita un error frecuente cuando varias personas tienen acceso al mismo pedido a proveedor.
Recordatorios sin tener que pensarlo
Un pedido enviado y luego olvidado es un clásico: el proveedor no responde, nadie insiste, y la rotura de stock llega sin que nadie la vea venir. Un buen seguimiento de pedidos debe detectar por sí solo que un pedido lleva demasiado tiempo sin respuesta: no solo mostrarlo en una lista que nadie consulta.
En Fluxalyo, el plazo de recordatorio se configura por empresa (7 días por defecto): pasado ese plazo sin recepción, el gestor principal recibe un aviso por email, notificación en la app y push, sin tener que vigilar nada manualmente.
Del pedido al albarán, sin volver a escribir nada
Redactar un pedido a mano, línea por línea, para cada proveedor, es el tipo de tarea repetitiva que acaba haciéndose deprisa, o se olvida. Un buen seguimiento de pedidos debe generar lo esencial automáticamente a partir de lo que ya está en el sistema: productos, cantidades, proveedor.
Fluxalyo pre-rellena un email de pedido (asunto y cuerpo, con el detalle línea por línea) enviado desde tu propia bandeja de entrada: el proveedor te responde directamente, sin intermediarios. También está disponible una exportación en PDF del pedido, para los proveedores que prefieren un documento formal.
Preguntas frecuentes
?¿Qué pasa si un pedido se marca como recibido dos veces por error?
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En Fluxalyo, un pedido ya recibido no puede volver a recibirse: el sistema bloquea la doble entrada de stock que resultaría.
?¿Se gestiona la recepción parcial?
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Sí, un pedido recibido parcialmente sigue visible como tal, con el detalle de las cantidades pendientes, hasta que se recibe por completo.
?¿Los recordatorios de pedido son automáticos?
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Sí, un plazo configurable (7 días por defecto) activa un recordatorio por email, notificación en la app y push si un pedido queda sin respuesta.
?¿Se puede enviar un pedido en PDF?
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Sí, además del email pre-rellenado enviado desde tu propia bandeja de entrada, está disponible una exportación en PDF del pedido.